Directie-assistent NIAS - KNAW

Directie-assistent bij NIAS-KNAW (0,8 fte)

Het Netherlands Institute for Advanced Study (NIAS) zoekt, vanwege de aanstaande pensionering van onze huidige directie-assistent, een proactieve regisseur ter ondersteuning van de tweekoppige directie van het instituut. Houd jij in alle omstandigheden overzicht? Is ‘eigenaarschap’ je tweede natuur? Heb je ervaring op een directiesecretariaat en voel je je thuis in een internationale, academische omgeving? Dan hopen wij dat je bij ons komt werken!

Dit ga je doen

Je functie omvat drie aandachtsgebieden. De kern is de directie-assistentie; bijkomende taken liggen op het terrein van kantoormanagement en ‘tender love and care’.

• Directie-assistentie:
  Je regisseert twee complexe agenda’s. Je stelt zelfstandig prioriteiten in de dag- en weekprogramma’s van de directieleden en communiceert hierover in- en extern helder en prettig. Je beoordeelt de urgentie van inkomende e-mails en andere post voor de directieleden. Je handelt deze waar mogelijk zelf af of bereidt afhandeling voor. Ook organiseer je (internationale) vergaderingen en neem je daarvan de planning, agendastelling en samenstelling van conceptnotities voor je rekening. Je verzamelt stukken en structureert of redigeert die. Je verslaat vergaderingen op strategisch niveau van directie en bestuur (KNAW). Je bent onder meer secretaris van de Wetenschapscommissie van NIAS en het CvA. Je bewaakt de opvolging van actiepunten. Je hebt verder inhoudelijke procesverantwoordelijkheid, zoals voor interne en externe evaluaties. Je bent mede aanspreekpunt van de instituutsdirectie en schakel tussen deze en andere onderdelen van de KNAW, alsmede externe partijen.

• Kantoormanagement:
  Je neemt deel aan de interne werkgroep ‘KNAW-compliance’. Hierin stuur je de implementatie van KNAW-brede processen binnen NIAS mee aan en houd je toezicht op de naleving door NIAS van regels en richtlijnen, zoals op gebied van cybersecurity. Je hebt actief oog voor hiaten die soms vallen in ons kleine team en springt in waar nodig, zoals voor de productie van publieksevenementen en de aankomstweken van nieuwe fellows.

• Sociale kalender:
  Je initiëren en organiseert (mede) uitjes, de ‘verjaardagendag’ en andere staf- activiteiten; interne en externe persoonlijke mijlpalen of omstandigheden van mensen ‘zien’.

Dit breng je mee

• Overzicht: Jij kunt uitstekend overzicht houden in dynamische omstandigheden; je kunt deze omstandigheden met je organisatietalent verbeteren. Je kunt ook ver vooruit kijken en toekomstige taken vertalen naar concrete acties in het nu. Je bent zowel praktisch als planmatig sterk; werkt zelfstandig en neemt autonoom verantwoordelijkheid en initiatief. Je bent discreet en kunt goed omgaan met bestuurlijk gevoelige, vertrouwelijke of persoonlijke informatie. Je bent strategisch sensitief. 

• Collegialiteit: Je kunt gemakkelijk en vrolijk schakelen tussen geplande en ongeplande taken en tussen strategie en de praktijk van alledag. Je bent stressbestendig; hebt een opgeruimd karakter. Je biedt ‘rugdekking’: als je de ruimte hebt, ben je zeer bereid om de mensen om je heen – staf en fellows – een hand of een oor te bieden. Je bent intercultureel vaardig, onder meer in je communicatie; je bent intern en extern een fijne gespreks- of samenwerkingspartner.
• Werkniveau: Je denkt en werkt minimaal op hbo-niveau en hebt ten minste 5 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in een bestuurlijke en/of universitaire context. Een formele secretariële of managementsupport-opleiding is geen must. Je beheerst mondeling en schriftelijk zowel het Nederlands als het Engels uitstekend; je kunt in beide talen je stijl aanpassen aan je gesprekspartner. Microsoft 365, documentmanagementsystemen (zoals M-Files), HR- en andere systemen hebben voor jou geen of niet lang geheimen.

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige rol in een klein en geëngageerd team, dat de meerwaarde kent van meerstemmigheid. Ons team creëert een inspirerende sfeer op een internationale werkvloer in een licht en rustig kantoorpand in hartje Amsterdam.
• Een jaarcontract met de intentie om dat bij goed functioneren over te laten gaan in een vaste aanstelling. Salaris: tussen €3.537 en € 4.860 bruto per maand bij een fulltime dienstverband (schaal 9 CAO NU/KNAW). Hiernaast: 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, een mooi aantal vrije uren en nog veel meer: zie werken bij de KNAW.

Wil je meer weten?

Neem contact op met de Associate Director van NIAS, Marlous Willemsen: Marlous.Willemsen@nias.knaw.nl of solliciteer direct. Solliciteren kan op uiterlijk 7 september 2025 en ALLEEN via de sollicitatieknop. Wij kijken ernaar uit om je te lezen!

Sollicitatieprocedure
Op uiterlijk 12 september 2025 hoor je of je wordt uitgenodigd voor een eerste kennismaking, waarvoor de gesprekken gepland worden op 16 of 17 september. De tweede gespreksronde vindt plaats op 23 of 25 september, rekening houdend met een eventuele opzegtermijn. De beoogde startdatum ligt tussen 1 november en 1 december 2025. NB: een Engelse taaltoets of andere assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure; het aanvragen van een VOG kan deel uitmaken van de indiensttredingsprocedure.

Over NIAS
Het Netherlands Institute for Advanced Study (NIAS-KNAW) is een onderzoeksinstituut van de KNAW. Het stimuleert hoogwaardig onderzoek, reflectie en verdieping binnen de geestes- en sociale wetenschappen, evenals internationale kennisuitwisseling en onderzoeksamenwerking. Het NIAS biedt de meest talentvolle wetenschappers de gelegenheid om in een interdisciplinaire en internationale context te werken aan nieuwe inzichten, het opzetten van nieuwe samenwerkingsverbanden of te zoeken naar oplossingen voor maatschappelijke problemen.

Arbeidsvoorwaarden
Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal 3.537 en maximaal 4.860 bruto per maand bij een full time dienstverband (schaal 9 cao Nederlandse Universiteiten/KNAW) . Dit is exclusief 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, internet- en thuiswerkvergoeding en pensioenopbouw bij het ABP.

De KNAW biedt haar medewerkers een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Een pakket dat voorziet in de verschillende behoeften die medewerkers afhankelijk van hun levensfase, levenswijze of loopbaanambities hebben. Zo is het mogelijk om door wekelijks twee uur per week extra te werken het aantal vakantiedagen van 29 tot 41 dagen per jaar (bij fulltime dienstverband) uit te breiden.

Voor een volledig overzicht van de arbeidsvoorwaarden wordt verwezen naar de webpagina: werken bij de KNAW.

Het aanvragen van een VOG kan onderdeel uitmaken van de indiensttredingsprocedure.

Diversiteit & Inclusie
De KNAW acht een werkomgeving waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt van groot belang. Een werkomgeving waarin aandacht is voor individuele kwaliteit en waar ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Samen streven we naar een inclusieve cultuur waarin we verschillen omarmen. We nodigen dan ook graag kandidaten uit die door hun achtergrond en ervaring hieraan een bijdrage willen leveren. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de kandidaat die de diversiteit binnen de KNAW op deze wijze versterkt.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.