coördinator informatievoorziening en archiefbeheer - Bureau-KNAW

Locatie: Amsterdam
Max uren per week: 38,00
Max salaris: €4.670,00
Duur overeenkomst: een jaar met zicht op vast dienstverband
Solliciteer t/m: 23 oktober 2022

Coördinator Documentaire Informatievoorziening (DIV) – Bureau KNAW – Amsterdam


Ben jij een informatiedeskundige met ruime ervaring in het aansturen van een team? Ben je nieuwsgierig en altijd op zoek naar mogelijkheden voor verbetering? Heb je affiniteit met de praktische kant van vraagstukken op het gebied van informatiehuishouding in complexe organisaties? En heb je hart voor de wetenschap en wetenschappers? Wie weet ben jij dan de coördinator die we zoeken voor het team Documentaire Informatievoorziening. DIV is een klein en hecht team dat de afgelopen jaren veel werk heeft verzet in de transitie naar digitaal werken. We zoeken een coachende leidinggevende (met uitzicht op vast dienstverband) die in de komende jaren samen met het team deze verandering afrondt en meewerkt in alle facetten van het vak. Samen is het team verantwoordelijk voor het archiveren, beheer en beschikbaar stellen van documenten aan collega’s en externe geïnteresseerden.

 

DIV maakt onderdeel uit van de Bureau-afdeling Communicatie & Informatievoorziening. Je komt in een afdeling waarin je de ruimte krijgt voor eigen inbreng en ideeën. We zorgen voor elkaar, houden elkaar scherp en omdat geen dag hetzelfde is, helpen we elkaar waar nodig. Dat doe je samen met de informatiemedewerker en recordbeheerders van het DIV-team en de rest van de afdeling: communicatieadviseurs, contentmedewerkers en eventmanagers.  

 

Wat ga je doen?

Als coördinator DIV ben je een ervaren recordmanager die het eerste aanspreekpunt is voor de drie collega’s in je team en voor het hoofd van de afdeling. Je werkt in deze rol nauw samen met de archivaris van de KNAW, en, waar nodig, ook met de andere teamleiders van de afdeling Communicatie & Informatievoorziening.

Naast de dagelijkse aansturing van het team, lever je als meewerkend coördinator expertise, bied je ondersteuning bij technische en vakspecifieke onderwerpen en voer je dagelijkse werkzaamheden van het team uit. Als vakexpert weet je al dat er veel aan het veranderen is op het gebied van archivering en informatiebeheer. Traditionele taken beginnen te verdwijnen en er komen nieuwe en vaak meer complexe taken voor terug. Met de ingebruikname van het document managementsysteem M-Files zijn onlangs alle werkprocessen door het team tegen het licht gehouden.

Samen met jou willen we verder werken aan de verbeteringen en de evaluatie daarvan. Daarom is het belangrijk dat je oog hebt voor de veranderingsprocessen die op het gebied van informatie- en archiefbeheer nodig zijn in een moderne complexe organisatie, neem je het initiatief om dat in gang te zetten en voer je de acties uit die nodig zijn om tot een goed resultaat te komen.

 

Wat verwachten we van jou?

Je hebt een opleiding op het gebied van informatiemanagement of archivistiek afgerond (HBO-niveau) en je beschikt over een daarbijhorend werk- en denkniveau. Je hebt minstens vijf jaar relevante werkervaring, bij voorkeur (ook) als leidinggevende of projectleider. Je houdt je kennis over relevante wet- en regelgeving up-to-date, en hebt ervaring met het toepassen ervan. Daarnaast heb je de nodige ervaring met systemen met functionaliteit(en) voor het archiveren en beheren van documenten en dossiers, affiniteit en ervaring met het digitaal archiveren en beheren van documenten en dossiers en ervaring met verandertrajecten van papier naar digitaal documentmanagement.

Je hebt een visie op de toekomst van informatie- en archiefzaken, en je vindt het leuk om te onderzoeken hoe dat het beste werkt voor je team en de organisatie. Je hebt een coachende leiderschapsstijl; je biedt – en krijgt – ruimte en vertrouwen, en waar nodig spreek je mensen aan. Zelf sta je ook open voor feedback en draag je bij aan een stimulerende en veilige omgeving waarin mensen verder leren en  hun talenten blijven ontwikkelen. Je bent secuur, besluitvaardig, organisatiesensitief en je beschikt over goede communicatievaardigheden.

 

Over het Bureau KNAW
De Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) is het forum van en voor excellente wetenschappers. De KNAW is adviesorgaan van de regering en verantwoordelijk voor tien nationale onderzoeksinstituten -  en drie instituten die infrastructuur bieden voor onderzoek - die met hun onderzoek en collecties bij de (inter)nationale top horen. Zelfstandige onderdelen zijn De Jonge Akademie en de Akademie van Kunsten.

Het Bureau van de KNAW staat leden, bestuur, raden en commissies, instituten en de algemeen directeur bij in de uitoefening van hun taken.

 

Arbeidsvoorwaarden
Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal € 2.960,00 en maximaal € 4.670,00 bruto per maand bij een full time dienstverband (schaal 10 cao Nederlandse Universiteiten/KNAW). Dit is exclusief 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, internet- en thuiswerkvergoeding en pensioenopbouw bij het ABP.

De KNAW biedt haar medewerkers een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Een pakket dat voorziet in de verschillende behoeften die medewerkers afhankelijk van hun levensfase, levenswijze of loopbaanambities hebben. Zo is het mogelijk om door wekelijks twee uur per week extra te werken het aantal vakantiedagen van 29 tot 41 dagen per jaar (bij fulltime dienstverband) uit te breiden.

Voor een volledig overzicht van de arbeidsvoorwaarden wordt verwezen naar de webpagina: werken bij de KNAW.

 

Diversiteit & Inclusie
De KNAW acht een werkomgeving waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt van groot belang. Een werkomgeving waarin aandacht is voor individuele kwaliteit en waar ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Samen streven we naar een inclusieve cultuur waarin we verschillen omarmen. We nodigen dan ook graag kandidaten uit die door hun achtergrond en ervaring hieraan een bijdrage willen leveren. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de kandidaat die de diversiteit binnen de KNAW op deze wijze versterkt.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.