Assistent HR & Office Management at KITLV / KNAW

Locatie: Leiden
Max uren per week: 32,00
Max salaris: €3.336,00
Duur overeenkomst: 12
Solliciteer t/m: 01-07-2023

De afdeling

De 6-koppige afdeling Bedrijfsvoering binnen het KITLV is verantwoordelijk voor uiteenlopende taken. We houden ons bezig met HR, Communicatie, Financiële administratie en Office management. 

Momenteel is de afdeling op zoek naar invulling van een enthousiaste collega ter uitbreiding van het team én vervanging van collega’s. 

De rol

De wetenschappelijke wereld beweegt snel, er zijn elke week nieuwe ontwikkelingen en daar heeft het KITLV een stevige assistent voor nodig die het overzicht weet te behouden. 

Als Assistent HR & Office management ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning op veel verschillende vlakken, met name op operationeel en administratief niveau. Zo houdt onze nieuwe collega zich bezig met onder andere;

• Administratieve ondersteuning op het vlak van HR, zoals het opstellen van overeenkomsten en wijzigingen hierin;
• Een afwisselend pakket aan taken op het vlak van Office management, denk aan inkopen doen, maar ook werkplekbeheer en het boeken van reizen.
• Ondersteuning van Financiële administratie, door middel van het invoeren van facturen of aanvragen van crediteuren;
• Administratieve ondersteuning van het driekoppige MT, inclusief agendabeheer van de directeur.

Daarnaast ben je altijd proactief op zoek naar manieren om het werken op kantoor fijner en efficiënter te maken. De collega die we zoeken werkt parallel aan onze huidige assistent HR & Officemanagement en zal samen met haar zelf de taken toewijzen en inplannen. 

De kandidaat:

• Geniet ervan om als centraal aanspreekpunt en organisator te functioneren;
• Is toe aan de volgende stap in diens carrière; 
• Is mondeling en schriftelijk communicatief vaardig; 
• Spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels;
• Kan goed overweg met Microsoft Office en maakt zich software snel eigen;
• Is woonachtig in Nederland en bereid ten minste 3 dagen per week naar het kantoor in Leiden te reizen.

Solliciteren? Graag!

We zoeken een persoon, geen procedure; daarom nodigen we je uit om in een korte brief te schrijven waarin je vertelt welk deel van deze advertentie jouw aandacht heeft gegrepen en aanspreekt. Uit je CV halen we dan of we denken dat je ervaring bij onze behoeften past. Wat je nog niet kunt, kunnen we je leren. De brief mag je aan Rosemarijn Hoefte richten.

Sollicitaties kunnen tot 1 juli 2023 worden ingediend, via de knop bovenaan de pagina. 

Kandidaten worden uitgenodigd op basis van de brief en CV. De uitnodiging leidt tot een gesprek met het hoofd van de afdeling, de collega en de HR adviseur. Als we alle vier positief zijn, volgt er nog een informeel gesprek waarin je met de collega een-op-een kennismaakt en de basis voor een samenwerking zoekt. 

Vragen?

Voor aanvullende informatie kun je contact opnemen met Dagmar Schuiling, HR Adviseur (schuiling [at] kitlv.nl). 

Over het KITLV
Het Koninklijk Instituut voor Taal-, Land- en Volkenkunde (KITLV - KNAW) is een onderzoeksinstituut van de KNAW. Het KITLV verricht onderzoek vanuit een interdisciplinair en historisch vergelijkend perspectief. Het onderzoek van het instituut richt zich op Zuidoost-Azië en de Caraïben, met een accent op Indonesië en de ‘Nederlandse’ Caraïben. Centraal staan vragen over staatsvorming, geweld en burgerschap, en processen van mobiliteit en identiteitsvorming. Het KITLV is actief in de geestes- en sociale wetenschappen, vergelijkende area-studies, en werkt nauw samen met de Universiteit Leiden.

Arbeidsvoorwaarden
Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal €2.471,00 en maximaal €3.336,00 bruto per maand bij een full time dienstverband (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten/KNAW) . Dit is exclusief 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, internet- en thuiswerkvergoeding en pensioenopbouw bij het ABP.

De KNAW biedt haar medewerkers een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Een pakket dat voorziet in de verschillende behoeften die medewerkers afhankelijk van hun levensfase, levenswijze of loopbaanambities hebben. Zo is het mogelijk om door wekelijks twee uur per week extra te werken het aantal vakantiedagen van 29 tot 41 dagen per jaar (bij fulltime dienstverband) uit te breiden.

Voor een volledig overzicht van de arbeidsvoorwaarden wordt verwezen naar de webpagina: werken bij de KNAW.

Diversiteit & Inclusie
De KNAW en het KITLV achten een werkomgeving waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt van groot belang. Een werkomgeving waarin aandacht is voor individuele kwaliteit en waar ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Samen streven we naar een inclusieve cultuur waarin we verschillen omarmen. We nodigen dan ook graag kandidaten uit die door hun achtergrond en ervaring hieraan een bijdrage willen leveren. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de kandidaat die de diversiteit binnen de KNAW op deze wijze versterkt.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.