Krijg jij energie van zaken regelen en organiseren? Spreekt het jou aan om dit werk in de inspirerende wereld van de wetenschap te doen? Solliciteer dan naar onderstaande functie.
Wat ga je doen?
Als management assistent binnen het NIOO-KNAW ondersteun je samen met je collega management assistent proactief de directie en de collega’s binnen Central Management and Services (CMS). Je bent het eerste aanspreekpunt voor de Directeur Bedrijfsvoering. Het is een uitdagende en afwisselende functie waarin je al je organisatorische en communicatieve talenten kan gebruiken en verder kan ontwikkelen.
Daaronder valt:
- Agendabeheer en het organiseren en voorbereiden van afspraken, overleggen en evenementen;
- Het notuleren en mede voorbereiden van vergaderingen (afdeling CMS, MT etc.);
- Reguliere secretariële ondersteuning zoals behandeling van e-mails, opstellen brieven, archiefbeheer en ontvangen
- Verzamelen en verwerken van informatie, opstellen van overzichten en het bewaken van de follow-ups;
- Opmaken van (concept-)rapportages en managementinformatie;
- Meedenken over en verbeteren van secretariële werkprocessen
- Samenwerking met de management assistenten van de onderzoeksafdelingen.
Wat breng je mee?
Je vindt gemakkelijk je weg in een internationale organisatie, waar elke dag anders kan zijn. Je bent dan ook flexibel en je vindt het prettig om mensen van dienst te zijn. Daarnaast ben je proactief en signaleer je knelpunten in administratieve procedures en systemen. Je bent accuraat, resultaatgericht en weet de juiste prioriteiten te stellen. Het is voor jou vanzelfsprekend om zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie, professioneel te communiceren en alle stakeholders op de hoogte te houden.
Wat je in elk geval meebrengt:
- Een afgeronde Hbo-opleiding in een administratieve of secretariële richting;
- Twee of meer jaren ervaring met vergelijkbare werkzaamheden;
- Ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams);
- Goede beheersing van het Nederlands en van het Engels in woord en geschrift.
Wat kan je van ons verwachten?
Een baan met verantwoordelijkheid, afwisseling en veel contact met mensen. Je leidinggevende is de Directeur Bedrijfsvoering, maar daarnaast schakel je ook veel met de sectiehoofden en collega’s binnen CMS en de management assistenten van de onderzoeksafdelingen. Binnen CMS komen alle activiteiten op bijvoorbeeld het gebied van HR, Financiën, ICT, Communicatie en Wetenschappelijke Informatie samen. Je komt te werken in een bijzondere, energieke en internationale werkomgeving met een plezierige en saamhorige sfeer en met fijne collega’s. We bieden ruimte voor jouw bijdrage en goede ideeën.
Solliciteren
Wil je bijdragen aan een perfect lopend secretariaat en daarmee in één moeite door aan een gezond ecosysteem en een duurzame(re) wereld? Wacht niet langer en reageer. We ontvangen je motivatiebrief en je cv graag zo snel als mogelijk. Deze vacature staat open tot en met zondag 1 november. De eerste gespreksronde is gepland op maandagmiddag 9 november.
Over het NIOO
Het Nederlands Instituut voor Ecologie (NIOO) is een nationaal onderzoeksinstituut van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW). Bij het NIOO verrichten we ecologisch onderzoek aan biodiversiteit, klimaatverandering en duurzaam gebruik van land en water. We stimuleren ecologisch onderzoek in Nederland en delen onze ecologische kennis met de samenleving. Bij ons instituut levert iedereen vanuit het eigen vakgebied, en met veel passie, een bijdrage aan een leefbare wereld.
Arbeidsvoorwaarden
Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal € 3.202 en maximaal € 4.159 bruto per maand bij een full time dienstverband (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten/KNAW) . Dit is exclusief 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, internet- en thuiswerkvergoeding en pensioenopbouw bij het ABP.
De KNAW biedt haar medewerkers een uitstekend pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Een pakket dat voorziet in de verschillende behoeften die medewerkers afhankelijk van hun levensfase, levenswijze of loopbaanambities hebben. Zo is het mogelijk om door wekelijks twee uur per week extra te werken het aantal vakantiedagen van 29 tot 41 dagen per jaar (bij fulltime dienstverband) uit te breiden.
Voor een volledig overzicht van de arbeidsvoorwaarden wordt verwezen naar de webpagina: werken bij de KNAW.
Het aanvragen van een VOG kan onderdeel uitmaken van de indiensttredingsprocedure.
Diversiteit & Inclusie
De KNAW acht een werkomgeving waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt van groot belang. Een werkomgeving waarin aandacht is voor individuele kwaliteit en waar ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Samen streven we naar een inclusieve cultuur waarin we verschillen omarmen. We nodigen dan ook graag kandidaten uit die door hun achtergrond en ervaring hieraan een bijdrage willen leveren. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de kandidaat die de diversiteit binnen de KNAW op deze wijze versterkt.
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.